Comment organiser une assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale est le moment clé de la vie d’une copropriété. C’est lors de l’AG que les copropriétaires votent le budget, décident des travaux et évaluent la gestion du syndic. Voici comment organiser une AG réussie et conforme à la réglementation tunisienne.

Avant l’AG : la préparation

1. Préparer l’ordre du jour

L’ordre du jour doit être clair et exhaustif. Les points habituels incluent :

• Approbation des comptes de l’exercice écoulé
• Vote du budget prévisionnel
• Travaux à prévoir
• Élection ou renouvellement du syndic
• Questions diverses

Tout copropriétaire peut demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour, à condition de le faire par écrit dans un délai raisonnable avant l’envoi des convocations.

2. Rassembler les documents

Préparez les documents qui seront annexés à la convocation :

• Bilan financier de l’exercice
• État des charges et impayés
• Devis pour les travaux proposés
• Projet de budget prévisionnel
• Rapport du syndic

3. Envoyer les convocations

La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant l’AG. Elle doit contenir :

• Date, heure et lieu de la réunion
• Ordre du jour complet
• Documents annexes
• Formulaire de pouvoir (pour ceux qui ne peuvent pas assister)

Avec Copro, les convocations sont générées automatiquement et envoyées par email à tous les copropriétaires. Vous gardez une trace de chaque envoi.

Le jour de l’AG

Vérifier le quorum

Avant de commencer, vérifiez que le quorum est atteint :

• Première convocation : les copropriétaires présents ou représentés doivent détenir au moins la majorité des millièmes (501/1000)
• Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième convocation peut être envoyée sans condition de quorum

La feuille de présence

Chaque copropriétaire présent ou représenté signe la feuille de présence qui mentionne :

• Nom du copropriétaire
• Numéro de lot
• Nombre de millièmes
• Présent en personne ou représenté (avec le nom du mandataire)

Le déroulement des votes

Pour chaque résolution à l’ordre du jour :

1. Le syndic présente le point
2. Discussion entre les copropriétaires
3. Vote à main levée ou à bulletin secret
4. Comptage des voix en millièmes (pas en nombre de personnes)
5. Proclamation du résultat

Les majorités requises

• Majorité simple (plus de la moitié des millièmes des présents) : gestion courante, approbation des comptes, budget
• Double majorité (2/3 des millièmes de tous les copropriétaires) : travaux d’amélioration, changement de syndic
• Unanimité : modification de la répartition des charges, modification du règlement de copropriété

Après l’AG : le suivi

Le procès-verbal

Le PV doit être rédigé dans les meilleurs délais et contenir :

• Date, heure et lieu de l’AG
• Liste des présents et représentés
• Quorum constaté
• Résumé des débats
• Texte exact de chaque résolution et résultat du vote
• Signatures du président de séance et du secrétaire

Diffusion et archivage

• Envoyez le PV à tous les copropriétaires (présents et absents)
• Conservez l’original signé avec les annexes
• Archivez la feuille de présence et les pouvoirs

Avec Copro, le PV est généré automatiquement à partir des votes enregistrés pendant l’AG. Il est stocké dans l’espace documents de la résidence, accessible à tout moment.

Conseils pour une AG réussie

• Choisissez un horaire adapté : en soirée ou le week-end pour maximiser la participation
• Limitez la durée : une AG bien préparée ne devrait pas dépasser 2 heures
• Restez factuel : appuyez-vous sur les chiffres et documents, évitez les débats émotionnels
• Prenez des notes en temps réel : ne vous fiez pas à votre mémoire pour le PV
• Fixez les prochaines étapes : qui fait quoi, avec quel délai

Digitalisez vos AG avec Copro

Copro simplifie chaque étape de l’assemblée générale :

• Convocations automatiques par email avec accusé de réception
• Feuille de présence digitale avec calcul automatique du quorum
• Votes pondérés par millièmes avec résultat instantané
• PV généré automatiquement et archivé dans la plateforme

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